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Pflicht zur Mitführung eines Personalausweises

24.4.2026 Schermbeck. Steuernews aus der Kanzlei Schraven & Partner

Schwarzarbeit
Seit Jahresbeginn 2026 gilt eine neue Pflicht für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber in bestimmten Branchen, wie Bau, Gastronomie, Transport, Gebäudereinigung, Friseur/Kosmetik, Messebau, Fleischwirtschaft, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie plattformbasierte Lieferdienste: Sie müssen ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer vor Arbeitsbeginn schriftlich und nachweisbar darauf hinweisen, dass diese während der Arbeit immer ihren Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz mit sich führen müssen (§ 2a Abs. 1, 2 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz/SchwarzArbG). Der Hintergrund dieser Regelung ist die Bekämpfung von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung – die Kontrolle durch die Zollbehörden wird dadurch erleichtert.

Dokumentationspflichten
Der Hinweis muss dokumentiert und für die Dauer der Beschäftigung aufbewahrt werden; er kann z. B. durch einen Aushang oder eine Notiz in der Personalakte erfolgen, eine Kopie des Hinweises reicht aus. Bei Prüfungen durch die Behörden muss der Nachweis vorgelegt werden können. Wir empfehlen dies im Rahmen der Lohnabrechnung durchzuführen.

Sanktionen
Bei Missachtung der Hinweispflicht droht ein Bußgeld. Sowohl das Nichtmitführen des Ausweises durch den Arbeitnehmer als auch das Versäumnis des Arbeitgebers, den Hinweis zu geben oder zu dokumentieren, gelten als Ordnungswidrigkeit (§ 8 Abs. 2 SchwarzArbG). Die Höhe der Bußgelder kann bis zu 5.000,00 € betragen.

Kanzlei Schraven & Partner mbH
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